¿Sigue enviando por FAX resmas de documentos en papel para que se puedan poner en papel en el extremo receptor para archivarlos o desecharlos?
Cuando FAX era la única forma conveniente de enviar un documento en papel a otra ubicación para su posterior procesamiento, las empresas de telecomunicaciones valoraban los ingresos, era un proceso lento de una página de un minuto o más y muy lucrativo para un proveedor de telecomunicaciones.
Hoy en día existen mejores formas de hacer esto usando un dispositivo llamado Document Sender. Document Sender permite que el documento escaneado se envíe electrónicamente como correo electrónico o FAX, por lo que si su destinatario aún vive en el viejo mundo de las máquinas de FAX, puede enviarlo allí.
Si lo envía dentro de su propia organización o a un destinatario moderno, probablemente desee enviarlo como un correo electrónico, en primer lugar, es mucho más rápido, en segundo lugar, no le cuesta nada si ya tiene una conexión a Internet. de todos modos.
Algunos números simples: Enviar 20 páginas al día desde Austin, Texas a Filadelfia por FAX a $0.10 por minuto le cuesta $400.00 al año en el lado del envío, más $50 por el mantenimiento de la máquina de fax y $30 dólares por energía (aproximadamente 30 vatios) para el modo de espera. Document Sender normalmente consume menos de 10 vatios de energía en espera.
Los dispositivos de envío de documentos generalmente pueden aceptar una amplia gama de escáneres USB estándar de la industria, lo que le permite elegir las capacidades y el precio del escáner adecuados. Con los dispositivos de FAX está limitado al formato estándar de papel de FAX, con los escáneres puede elegir el formato adecuado.
El «remitente del documento» es lo que yo llamo un dispositivo de convergencia. Al igual que con un dispositivo de recepción de fax dedicado, un dispositivo de envío de documentos dedicado reducirá significativamente la cantidad de papel impreso dentro o entre organizaciones, además de acelerar aún más el flujo y la entrega de información.
Los remitentes de documentos de última generación le permiten configurar una libreta de direcciones individual para correo electrónico o números de fax para cada usuario y requieren que el usuario se identifique ante el remitente del documento antes de poder utilizar el dispositivo. De esa forma, nadie puede maliciosamente enviar por correo electrónico o enviar por fax un documento en nombre de otra persona.
En entornos como el legal, gubernamental o médico donde existen reglas estrictas sobre qué documentos se pueden enviar a dónde, un dispositivo de envío de documentos es la solución ideal, ya que se puede configurar y administrar de forma centralizada para hacer cumplir las políticas y los controles obligatorios.
Si es necesario, el remitente puede almacenar en un servicio central que se ejecuta en una computadora o servidor, de modo que quién envió qué correo electrónico a quién y cuándo se puede registrar en una base de datos central y se puede recuperar si es necesario para el análisis.
Los ahorros en energía, papel, velocidad de entrega, responsabilidad y control de acceso a los recursos de su empresa son argumentos sólidos para utilizar dispositivos de envío de documentos en lugar de una máquina de fax. Todas estas razones se combinan para hacer que el uso de un dispositivo de este tipo sea esencial para todas las organizaciones, grandes y pequeñas. Por lo tanto, cuando elija una máquina de fax la próxima vez, considere «Remitentes y receptores de fax» como una solución alternativa.
